Was gehört in ein prüfbares Leistungsverzeichnis?
Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist prüfbar, wenn jede Leistung so beschrieben ist, dass Sie später Rechnung und Nachweise eindeutig dagegen abgleichen können. Diese Bausteine sollten je Objekt enthalten sein:
| Baustein | Was Sie festlegen |
|---|---|
| Objekt | Adresse, betreute Bereiche (Treppenhäuser, Keller, Außenanlagen, Wege) und – wo nach Fläche abgerechnet wird – die Fläche in m² |
| Tätigkeit | Jede Leistung als eigene Zeile, z. B. Treppenhausreinigung, Kontrollgang, Rasenmähen, Winterdienst |
| Turnus | Intervall (z. B. wöchentlich, 14-täglich, jährlich), Saison für Gartenarbeiten und Zeitraum des Winterdienstes |
| Abrechnungsart | Pauschal oder gesondert mit Einheitspreis – klar abgegrenzt, damit nichts doppelt berechnet wird |
| Kostenart | Umlagefähig mit Nummer aus § 2 BetrKV oder nicht umlagefähig (z. B. Reparaturen) |
| Nachweis | Je Einsatz Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit, Tätigkeit, Foto des Ergebnisses; Winterdienst mit Uhrzeit und Witterung |
| Nachträge | Nur nach vorheriger Freigabe zulässig und auf der Rechnung getrennt auszuweisen |
Wie sieht ein Auszug aus einem Leistungsverzeichnis aus?
Ein fiktives Beispiel für ein Wohnhaus. Turnus und Zuordnung passen Sie an Ihr Objekt und Ihre Verträge an.
| Tätigkeit | Turnus | Abrechnung | Kostenart | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| Treppenhaus reinigen | wöchentlich | pauschal | umlagefähig, Gebäudereinigung (Nr. 9) | Zeit, Foto nachher |
| Glasreinigung Treppenhaus | 2 × jährlich | pauschal | umlagefähig, Gebäudereinigung (Nr. 9) | Zeit, Foto vorher und nachher |
| Rasen mähen | 14-täglich in der Saison | pauschal | umlagefähig, Gartenpflege (Nr. 10) | Zeit, Foto nachher |
| Kontrollgang Objekt | wöchentlich | pauschal | umlagefähig, Hauswart (Nr. 14) | Ankunft und Abfahrt |
| Winterdienst räumen und streuen | bei Bedarf im vereinbarten Zeitraum | pauschal | Zuordnung im Vertrag festlegen | Uhrzeit, Witterung, Foto |
| Kleinreparatur | bei Bedarf | gesondert, nur nach Freigabe | nicht umlagefähig (Instandsetzung) | Foto vorher und nachher |
Wie legen Sie den Turnus fest?
Schreiben Sie für jede Tätigkeit ein festes Intervall oder einen klaren Auslöser („bei Bedarf nach Freigabe“) vor. Für Garten- und Winterarbeiten gehören Beginn und Ende der Saison dazu. Nur so lässt sich später feststellen, ob eine Leistung seltener erbracht wurde als vereinbart – ein Prüfhinweis, den LeistungsFix mit den Einsatznachweisen aus UmlageFix erkennen kann.
Welche Nachweispflichten sollten im Vertrag stehen?
- Digitale, objektbezogene Dokumentation jedes Einsatzes mit Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit, Tätigkeiten und Fotos des Ergebnisses (ohne Personen)
- Kennzeichnung jeder Tätigkeit als umlagefähig oder nicht umlagefähig im Sinne von § 2 BetrKV
- Nachweise je Objekt fortlaufend als PDF, mindestens monatlich, plus Jahresübersicht je Objekt bis zum 15. Januar für das Vorjahr
- Winterdiensteinsätze mit Uhrzeit und Witterung
- Standortdaten der Mitarbeiter nur für Ankunft und Abfahrt am Objekt – keine Bewegungsprofile
- Rechnungen ohne zugehörige Nachweise werden erst nach deren Vorlage fällig
Warum umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen trennen?
Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV dürfen auf Mieter umgelegt werden. Instandhaltung, Instandsetzung und Verwaltung gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht dazu. Bei Hausmeistern ist die Trennung besonders wichtig, weil § 2 Nr. 14 BetrKV Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung ausnimmt. Steht die Trennung schon im Leistungsverzeichnis, muss sie später nicht aus einer Gesamtpauschale geschätzt werden. Einen Überblick über alle 17 Nummern finden Sie unter Umlagefähige Kosten.
Wo finden Sie die kopierbaren Klauseln?
Auf der Startseite stehen zwei Textbausteine, die Sie frei und kostenlos verwenden können – auch ohne LeistungsFix:
- Baustein 1 – Leistungsnachweis und digitale Dokumentation: Nachweispflicht je Einsatz, Trennung nach § 2 BetrKV, Freigabe von Nachträgen, „UmlageFix oder gleichwertiges System“.
- Baustein 2 – Begleittext für das Anschreiben an die Bieter: erklärt den Bietern, warum Sie prüffeste Nachweise verlangen.
Drei Tipps dazu: Nennen Sie die Nachweispflicht schon in der Ausschreibung, damit Bieter sie einpreisen können. Bleiben Sie produktneutral – öffentliche und kommunale Auftraggeber müssen das. Und bieten Sie den Baustein bei Verlängerungen als Ergänzungsvereinbarung an, etwa mit drei Monaten Übergangsfrist.
Textvorschläge ohne Gewähr, keine Rechtsberatung. Passen Sie Leistungsverzeichnis und Klauseln an Ihren Vertrag an und lassen Sie sie bei Bedarf rechtlich prüfen.
Häufige Fragen
Wie detailliert muss ein Leistungsverzeichnis sein?
So detailliert, dass sich später jede Rechnungsposition genau einer Zeile zuordnen lässt: Tätigkeit, Turnus, Umfang bzw. Einheit, Abrechnungsart, Kostenart und Nachweis. Was nicht drinsteht, lässt sich später kaum prüfen.
Darf ich ein bestimmtes System für die Nachweise vorschreiben?
Der Baustein auf der LeistungsFix-Startseite nennt UmlageFix als einfachen Weg, lässt aber ausdrücklich gleichwertige Systeme zu. Öffentliche und kommunale Auftraggeber müssen produktneutral ausschreiben; der Zusatz „oder gleichwertig“ ist deshalb enthalten.
Wer trägt die Kosten der Dokumentation?
Im Baustein ist geregelt, dass der Aufwand für die Dokumentation mit den vereinbarten Preisen abgegolten ist. Nennen Sie die Nachweispflicht schon in der Ausschreibung, damit Bieter sie einpreisen können.
Kann ich bestehende Verträge nachträglich ergänzen?
Bei Verlängerungen können Sie den Baustein als Ergänzungsvereinbarung anbieten – zum Beispiel mit einer Übergangsfrist von drei Monaten.
Kann LeistungsFix das Leistungsverzeichnis erstellen?
Ja, als Entwurf: Aus dem bisherigen Vertrag, den Prüfhinweisen oder einem kurzen Fragebogen je Objekt entsteht ein Entwurf für das neue Leistungsverzeichnis, den Sie selbst prüfen. LeistungsFix ist in Vorbereitung; für den Pilot können Sie sich vormerken.
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