Welche Punkte gehören auf die Checkliste?
Prüfen Sie jede Rechnung eines Hausmeister-, Reinigungs-, Garten- oder Winterdienstes in derselben Reihenfolge. Die Tabelle zeigt, was Sie je Prüfpunkt vergleichen und welcher Prüfhinweis sich typischerweise ergibt.
| Prüfpunkt | Was Sie vergleichen | Typischer Prüfhinweis |
|---|---|---|
| 1. Auftrag und Leistungsverzeichnis | Lässt sich jede Rechnungsposition einer Leistung im gültigen Auftrag oder Leistungsverzeichnis zuordnen – einschließlich Ergänzungen? | Erbracht, aber nicht im Auftrag – Nachtrag ohne Grundlage |
| 2. Pauschale oder Einzelleistung | Ist eine gesondert berechnete Leistung laut Auftrag bereits in der Pauschale enthalten? | Gesondert berechnet, aber schon in der Pauschale enthalten |
| 3. Turnus | Passt die Zahl der Einsätze zum vereinbarten Intervall, zur Saison und zum Winterdienst-Zeitraum? | Beauftragt, aber nicht oder seltener erbracht als vereinbart |
| 4. Nachweise mit Zeit und Foto | Liegt je Einsatz ein Nachweis mit Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit, Tätigkeit und Foto des Ergebnisses vor? Beim Winterdienst zusätzlich Uhrzeit und Witterung? | Nachweise fehlen – vor Freigabe anfordern |
| 5. Umlagefähig oder nicht | Ist jede Position einer Kostenart nach § 2 BetrKV zugeordnet oder als nicht umlagefähig gekennzeichnet (z. B. Reparatur, Verwaltung)? | Reparatur in der Pauschale – nicht umlagefähigen Anteil herausrechnen |
| 6. Kein Doppelansatz beim Hauswart | Erledigt der Hauswart Arbeiten wie Reinigung oder Gartenpflege, dürfen diese nicht zusätzlich unter der jeweiligen Kostenart angesetzt werden (§ 2 Nr. 14 BetrKV). | Leistung doppelt berechnet bzw. doppelt umgelegt |
| 7. Nachträge | Liegt für jeden Nachtrag eine vorherige Freigabe vor, und ist er auf der Rechnung getrennt ausgewiesen? | Freigabe fehlt – Rückfrage an den Dienstleister |
| 8. Preise, Mengen, Zeitraum | Stimmen Einheitspreise, Einheiten (m², Stück, Stunden), Objekt und Leistungszeitraum mit dem Auftrag überein? | Abweichender Preis oder falsches Objekt |
Welche Kosten aus Dienstleisterrechnungen sind umlagefähig?
Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Nicht zu den Betriebskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Für Rechnungen von Hausmeister-, Reinigungs- und Gartendiensten sind vor allem diese Nummern wichtig:
| Leistung auf der Rechnung | Einordnung |
|---|---|
| Treppenhaus-, Flur- und Kellerreinigung | Umlagefähig als Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 9 BetrKV) |
| Rasen, Hecken, Beete, Spielplatz | Umlagefähig als Gartenpflege (§ 2 Nr. 10 BetrKV) |
| Hausmeister- bzw. Hauswarttätigkeit | Umlagefähig als Hauswart (§ 2 Nr. 14 BetrKV), ohne Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung |
| Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Umlagefähig nach § 2 Nr. 8 BetrKV |
| Winterdienst | In § 2 BetrKV nicht wörtlich genannt – Zuordnung zu einer Kostenart im Vertrag festlegen und im Zweifel rechtlich prüfen lassen |
| Kleinreparaturen, Austausch defekter Teile | Nicht umlagefähig – Instandhaltung bzw. Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) |
| Verwaltungstätigkeiten | Nicht umlagefähig – Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) |
Wie gehen Sie mit Nachträgen um?
Die meisten Streitfälle bei Nachträgen beginnen mit einem unklaren Auftrag. Gehen Sie in drei Schritten vor:
- Grundlage suchen: Steht die Leistung im Auftrag, als gesondert zu vergütende Leistung im Leistungsverzeichnis oder gibt es eine schriftliche Freigabe?
- Rückfrage senden: Fehlt die Grundlage, fragen Sie mit Bezug auf die konkrete Position und den Betrag nach – bevor Sie zahlen oder umlegen.
- Vertrag nachschärfen: Legen Sie im nächsten Leistungsverzeichnis fest, dass Nachträge nur nach vorheriger Freigabe zulässig und getrennt auszuweisen sind. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Hausmeisterleistungen ausschreiben.
Warum sind Nachweise mit Zeit und Foto so wichtig?
Widerspricht ein Mieter der Nebenkostenabrechnung, müssen Sie die umgelegten Kosten belegen können. Nachweise je Einsatz – Winterdienst mit Uhrzeit und Foto, Treppenhausreinigung je Termin – sind dafür deutlich belastbarer als Stundenzettel. Arbeiten Ihre Dienstleister mit UmlageFix, erfassen sie jeden Einsatz vor Ort mit Zeit, Fotos und Tätigkeit, getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig.
Wie hilft LeistungsFix bei der Prüfung?
Sie laden Auftrag oder Leistungsverzeichnis und Rechnung als PDF hoch. LeistungsFix ordnet jede Rechnungsposition dem Auftrag zu und zeigt Prüfhinweise je Position – grün (im Auftrag und gesondert berechtigt), gelb (z. B. schon in der Pauschale enthalten) oder rot (nicht im Auftrag, Freigabe fehlt) – mit Fundstelle im Auftrag und Betrag zur Klärung.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag, Ihr Mietvertrag und der aktuelle Gesetzestext. Quellen: § 1 BetrKV, § 2 BetrKV, § 556 BGB (gesetze-im-internet.de).
Häufige Fragen
Was tun, wenn eine Rechnungsposition nicht im Auftrag steht?
Geben Sie die Position nicht frei, sondern fragen Sie beim Dienstleister nach der Grundlage: eine schriftliche Beauftragung, eine Freigabe oder eine Klausel im Leistungsverzeichnis. Liegt nichts davon vor, handelt es sich um einen Nachtrag ohne Grundlage, den Sie klären sollten, bevor Sie zahlen oder umlegen.
Muss der Hausmeister jeden Einsatz nachweisen?
Das hängt von Ihrem Vertrag ab. Ist keine Nachweispflicht vereinbart, können Sie Nachweise nur erbitten. Für neue Verträge und Verlängerungen empfiehlt sich eine ausdrückliche Pflicht zu digitalen Nachweisen je Einsatz – ein kopierbarer Baustein dafür steht auf der LeistungsFix-Startseite.
Dürfen Reparaturen des Hausmeisters über die Nebenkosten abgerechnet werden?
Nein. Instandhaltung und Instandsetzung gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten, und § 2 Nr. 14 BetrKV nimmt beim Hauswart Arbeiten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung aus. Solche Anteile sind deshalb aus der Umlage herauszurechnen.
Funktioniert die Prüfung auch, wenn der Dienstleister nicht mit UmlageFix arbeitet?
Ja. LeistungsFix vergleicht Auftrag und Rechnung als PDF – von jedem Dienstleister. Arbeitet der Dienstleister mit UmlageFix, liegen zusätzlich die tatsächlich erbrachten Einsätze mit Zeit und Foto vor, und die Prüfung wird genauer.
Ist die Prüfung mit LeistungsFix eine rechtliche Prüfung?
Nein. LeistungsFix zeigt Prüfhinweise in Grün, Gelb und Rot: was zum Auftrag passt und was Sie klären sollten. Die Entscheidung und die rechtliche Bewertung bleiben bei Ihnen.
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Baustein für Leistungsnachweise und Begleittext für Bieter – frei verwendbar.